キャリアアップのための重要なスキルの一つに職場におけるコミュニケーション術があります。
そのコミュニケーションスキルを向上させるには？職場におけるコミュニケーションで気をつけることについて整理しました。
コミュニケーションスキルとはなにか？
コミュニケーションスキルは、人々が情報を交換し、アイデアを伝え、他人と効果的に対話するための能力や技巧のことを指します。コミュニケーションスキルは、個人的な対話からプロフェッショナルな環境までさまざまな状況で重要です。以下は、コミュニケーションスキルの主要な要素です。
- 言語スキル: 言葉を正確に使用し、文法や発音に気を付けてコミュニケーションを行う能力。これには話す、書く、読む、聞くスキルが含まれます。
- 聴く能力: 相手の話に注意を向け、理解することができるスキル。聴くことは、他人の視点やニーズを理解し、対話を有意義にするために重要です。傾聴力とも言います。
- 言葉の選択: 適切な言葉を選び、相手に対して尊重的で明確なコミュニケーションを行うスキル。誤解を避け、誤解を生じないように心がけることが大切です。
- 非言語コミュニケーション: 言葉以外の手段を使って情報を伝える能力。これには身振り、表情、視線、姿勢などが含まれます。非言語コミュニケーションは、言葉だけでなく、メッセージを補完し、強化する役割を果たします。
- エンパシー（共感力）: 相手の感情や視点を理解し、共感する能力。他人の感情に共感し、対話をより協力的で効果的にするために重要です。
- アクティブリスニング: 聞くだけでなく、相手に対して適切な反応を示すスキル。相手の話を要約したり、質問を投げかけたり、共感の意思を示したりすることが含まれます。伝え返しとも言います。単なるオウム返しとは異なり、相手の立場になって聴くという姿勢がポイントです。
- 質問のスキル: 適切な質問を使って情報を収集し、対話を深化させる能力。オープン質問（どんな気持ち？なにの？など考える必要がある質問）やクローズド質問（はい、いいえなど単純回答の質問）を使い分け、相手から情報を引き出すことができます。
- コンフリクト解決: 対立や意見の相違を効果的に解決するスキル。コミュニケーションスキルを使用して、建設的な対話を促進し、解決策を見つけることが求められます。
コミュニケーションスキルは個人的な対人関係、職場での成功、リーダーシップ、カウンセリング、教育などさまざまなシーンで重要です。これらのスキルを磨くことは、効果的なコミュニケーションと協力の促進に役立ちます。
コミュニケーションスキルを向上させるためには
コミュニケーションスキルを向上させるためには、以下の方法を試すことが役立つと思います。上記のスキル要素を磨いていくことになります。
- 聴く練習: 良いコミュニケーターになるためには、優れた聴力（傾聴力）が不可欠です。相手の話に注意を向け、理解しようと努力しましょう。アクティブリスニングの技術を磨き、相手の感情や視点を理解することを心がけましょう。
- 非言語コミュニケーションの意識: 身振り、表情、視線、姿勢などの非言語コミュニケーションも重要です。自分の非言語コミュニケーションが伝えたいメッセージと一致しているかを確認し、相手の非言語サインに注意を払いましょう。
- 言葉の選び方: 言葉の選び方がコミュニケーションの効果に大きな影響を与えます。誤解を避けるために、言葉の選び方に気をつけ、明確で尊重的な表現を心がけましょう。
- エンパシー（共感力）を磨く: 相手の立場や感情を理解し、共感する能力を向上させることは重要です。他人の視点を尊重し、感情に寄り添うことで、より良いコミュニケーションが可能となります。
- 質問スキルの向上: 適切な質問を使って対話を深化させ、情報を収集しましょう。オープン質問やクローズド質問を使い分け、対話を促進しましょう。
- コミュニケーショントレーニング: コミュニケーションスキルを向上させるために、コミュニケーショントレーニングプログラムに参加することを検討してください。これらのプログラムは、効果的なコミュニケーションを学び、実践する機会を提供します。
私の事例：管理職への昇進を意識するようになった30代前半のころ、コミュニケーションスキル向上を目指して「話し方教室」に1年ほど通いました。そのときに一番大切と教えられたことは、「あいさつ」です。職場であいさつをしても無反応の人がいるときがあります。そんなときでも、積極的に自分からあいさつを心がけ、続けることがコミュニケーションの第一歩と教えられました。今でも心がけている事になりました。 - フィードバックの受け入れ: 周りからのフィードバックを受け入れ、成長の機会として捉えましょう。他人の視点から自分のコミュニケーションスキルについての洞察を得ることができます。他者からのフィードバック・評価は、時にはつらく、目を背けたくなるときもありますが、「自分が成長するチャンス」と捉えて、改善できるところがあれば、積極的に取り込みましょう。
- 実践: コミュニケーションスキルは実際の対話やコミュニケーションを通じて向上します。積極的に対話し、コミュニケーションの機会を増やすことで、スキルを磨きましょう。
- 書籍やオンラインコースでの学習: コミュニケーションに関する書籍やオンラインコースで学び、新しいスキルや戦略を習得することも有益です。
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コミュニケーションスキルは継続的な努力と実践によって向上します。自己意識を高め、向上心を持ちながら、効果的なコミュニケーターとしてのスキルを磨いていきましょう。
職場におけるコミュニケーションで気をつけること
職場における効果的なコミュニケーションは、チームの協力と業務の円滑な遂行に不可欠です。またキャリアアップのスキルとしてもとても大切です。以下は、職場で気をつけるべきポイントです。
- 明確さと正確さ: コミュニケーションは明確で正確でなければなりません。情報を不明瞭に伝えることは誤解や混乱を生む可能性が高く、業務の効率を低下させます。重要な情報や指示を明確に伝え、誤解を避けましょう。
- 適切な媒体の使用: メール、電話、対面会議など、コミュニケーションの媒体を選択する際、適切なものを選びましょう。緊急の情報は電話で伝え、書面で長期的な計画を共有するなど、状況に応じた媒体を選びます。最近は何でもメールというシーンも多いと思いますが、直接会話することはいつの時代でも普遍的に重要なことだと思います。
- アクティブリスニング: 相手の話に注意を向け、質問を投げかけることで、相手が感じることや考えていることを理解しましょう。アクティブリスニングを実践することで、誤解を減らし、信頼関係を築きます。
- フィードバックの受け入れ: 同僚や上司からのフィードバックを受け入れ、成長の機会として捉えましょう。自己評価を行い、改善点を見つけ、行動に移すことが大切です。
- エンパシー: 同僚や部下の視点や感情を理解し、共感する能力を持つことが重要です。他人の立場を尊重し、対話をより建設的に進めるためにエンパシー力（共感力）を磨きましょう。
- タイムマネジメント: 他人の時間を尊重し、効果的なコミュニケーションのために適切な時間枠を設け、時間管理には注意しましょう。会議や対話の時間を効率的に使い、適切なタイミングで連絡を取りましょう。
- 負の言動の回避（ネガティブ行動の回避）: 同僚や上司とのコミュニケーションにおいて、攻撃的な態度や非協力的な態度を避けましょう。プロフェッショナルな態度を保ち、対立を最小限に抑える努力をしましょう。
- 情報の共有: チーム内での情報共有を効果的に行いましょう。必要な情報を適切な人々に適切なタイミングで共有し、情報の障壁を取り除くことで、チーム全体の連携を高めます。
- イニシアティブの発揮: 重要な情報や提案を積極的に共有し、チームの発展に寄与することができます。自分からコミュニケーションの機会を作り出し、プロジェクトや業務に前向きに関与しましょう。
まとめ
キャリアアップのための重要なスキルの一つは、職場におけるコミュニケーション術（スキル）です。コミュニケーションスキルは、人々が情報を交換し、アイデアを伝え、他人と効果的に対話するための能力や技巧のことを指します。
職場における効果的なコミュニケーションは、チームの協力と業務の円滑な遂行に不可欠です。自身のキャリアアップに向けて、意識的にコミュニケーションスキルを磨くように取り組みんでいきましょう。
